BoardPacks ist eine Software, um Sitzungsdokumente sowie andere Tätigkeiten im Rahmen der Unternehmensführung und -überwachung online zu stellen. Der Ersatz von traditionellen Papierdokumenten durch eine Software trägt dazu bei, die Zugänglichkeit zu verbessern sowie gleichzeitig die Sicherheit zu erhöhen.

BoardPacks kann über einen Internetbrowser auf einem Laptop, Mobilgerät oder Computer angesehen werden. Die BoardPacks-App ist ein einfacher und bequemer Weg, um über Ihr Tablet auf Ihre Sitzungen zuzugreifen. Es ist eine App für das iPad und Windows-8-Geräte, zum Beispiel das Surface-Tablet, erhältlich.

Sie können sich zwischen drei Optionen entscheiden. Sie können Ihre Daten auf Ihren eigenen SharePoint-Servern selbst hosten. Wenn Sie nicht über eine derartige Ausstattung verfügen, können Sie Ihre Daten auf einem unserer Server in unseren sicheren Datenzentren speichern und über diesen auf die Daten zugreifen. Wenn Sie Office 365 besitzen, können Sie sich auch für die BoardPacks-365-App entscheiden. In diesem Fall werden die Informationen in einem Microsoft-Azure-Datenzentrum gespeichert.

Es sind drei Pakete – Core, Core+ und Enterprise – erhältlich, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Die Pakete sind zu einem gewissen Grad flexibel in der Auswahl der Module und Funktionen, die Ihre Organisation benötigt. Wenden Sie sich an unser Vertriebsteam unter info@boardpacks.com.

Bei Problemen jeder Art können Sie zu jeder Zeit das Support-Team anrufen. Es ist ganz egal, wie viel Uhr es ist: Wenn Sie uns anrufen, versprechen wir, dass wir so bald wie möglich auf Sie zurückkommen (unser Serviceversprechen liegt bei 2 Stunden, für gewöhnlich geht es jedoch schneller). Wir haben zudem einen Online-Chat, der von 8:00 – 17:30 (britische Zeit) besetzt ist. Er ist verfügbar über BoardPacks oder unsere Website boardpacks.com/de/ und die E-Mail-Adresse support@boardpacks.com. Es spielt keine Rolle, wie klein das Problem ist: Wenn es für Sie ein Problem darstellt, stehen wir zur Verfügung, um es aus der Welt zu schaffen.

Wir gestalten den Ablauf der Einrichtung so einfach und reibungslos wie möglich. Die genaue Einrichtung hängt davon ab, welche Version von BoardPacks Sie benötigen. Die BoardPacks-365-App für Nutzer von Office 365 müssen Sie lediglich vom App Store herunterladen, um sie innerhalb Ihrer SharePoint-Umgebung in Betrieb zu nehmen. Wenn Sie unsere Host-Lösung verwenden, senden wir Ihnen einen Fragebogen, damit wir alle erforderlichen Informationen zur Einrichtung Ihrer Seite erhalten und helfen Ihnen anschließend dabei, Ihre Daten zu übertragen. Außerdem bieten wir Schulungen jeglicher Art für Ihre Verwaltungs- oder Vorstandsmitglieder an. BoardPacks On-Site ist einfach, da keine Datenmigration erfolgt. Wir senden Ihnen nach einem kurzen Fragebogen zum Verständnis Ihres Systems eine WSP-Datei zur Installation.

Die Controller können Benutzernamen und Passwörter zuordnen und Berechtigungen einstellen. Wenn ein Controller einen neuen Nutzer erstellt, ordnet er diesen einem Ausschuss zu, was automatisch dazu führt, dass der Nutzer die Sitzungen, Maßnahmen und Entscheidungen für diesen Ausschuss sehen kann. Meeting-Controller können bestimmte Tagesordnungspunkte bearbeiten. So können sie kontrollieren, welche Punkte jeder Sitzungsteilnehmer sehen kann.

Ja, Sie können jederzeit und von überall auf BoardPacks zugreifen. Wenn Sie keine WLAN-Verbindung haben, können Sie BoardPacks trotzdem öffnen, um Ihre Sitzungen, Entscheidungen usw. über einen beliebigen Internetbrowser (z. B. Internet Explorer, Safari oder Chrome) oder die Tablet-App zu sehen. Sie können jedoch keine neuen Dokumente auf Ihr Tablet herunterladen. Sobald jedoch wieder eine WLAN-Verbindung besteht, werden die Dokumente automatisch heruntergeladen und Anmerkungen, die Sie gemacht haben, mit dem Hauptserver synchronisiert. Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente aktuell sind, empfehlen wir, dass Sie so oft wie möglich online sind, damit neue Informationen aktualisiert werden können.

Veränderungen jeglicher Art, die an der Tagesordnung, an Dokumenten oder Links vorgenommen werden, werden umgehend im Internetbrowser und den Tablet-Apps aktualisiert, vorausgesetzt, die Nutzer sind online. Der Nutzer muss nur auf Aktualisieren tippen, wenn in der App die Sitzung bereits aufgerufen ist. Sie können auch die PDF-Unterlagen mit einem Klick aktualisieren, um sie an die Änderungen anzupassen und erneut zu versenden.

Sie können die App für Ihr iPad kostenfrei vom iTunes Apple Store oder für Ihr Windows-Tablet, ihren Windows-Laptop oder -Computer vom Windows Store herunterladen. Sie werden eine Lizenz benötigen, um sich anzumelden und auf Ihre eigenen Daten zuzugreifen (siehe „Wie kaufe ich BoardPacks?“).

Nein, die App sowie die gesamten Updates sind kostenlos.

Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, können Sie keine Daten von anderen Anwendungen importieren.

Wenn Sie in verschiedenen Vorständen sitzen und jeder davon eine BoardPacks-Lizenz besitzt, können Sie Ihre gesamten Vorstände, Ausschüsse und jeweiligen Sitzungen auf einem Bildschirm sehen.

Ja, sowohl Ihre Anmeldedaten als auch Ihre gesamten anderen Daten sind verschlüsselt. Es gibt weitere Maßnahmen um Ihre Daten zu schützen, wie die Einrichtung eines Passworts auf dem verwendeten Computer oder Tablet und eine Sperre des Gerätes, wenn es nicht verwendet wird.

Aktuell sind die BoardPacks-Apps für iPads und Windows-8-Geräte verfügbar. Wir ziehen ständig auch andere Möglichkeiten in Betracht. Wenden Sie sich also an unser Verkaufsteam, um den neuesten Stand zu erfahren.

In der iPad-App sind 7 Sprachen verfügbar: Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch, Portugiesisch und Polnisch.

In der Windows-8-App sind 6 Sprachen verfügbar: Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch, Spanisch und Polnisch.

In der Web-Ansicht sind 5 Sprachen verfügbar: Englisch, Französisch, Deutsch, Niederländisch und Spanisch.

Sie haben über jeden Internetbrowser Zugang zu BoardPacks. Wenn Sie also kein Tablet verwenden wollen, können Sie während der Sitzung einen Laptop nutzen. Das PDF-Paket ist für Vorstandsmitglieder gedacht, die weiterhin ihre Unterlagen in Papierform haben möchten.

Ihre Anmerkungen werden lokal für Ihre eigene Verwendung und Referenz gespeichert. Wenn Sie diese jedoch teilen möchten, können Sie sie per E-Mail an Kollegen Ihrer Wahl senden und dabei entscheiden, ob Sie das Dokument beifügen wollen oder nicht.

eShare besitzt zwei Hosting-Standorte. Der erste ist ein ehemaliger Atombunker des Verteidigungsministeriums in Großbritannien, der zu dem Zweck gebaut wurde, sowohl Daten als auch Menschen unter der Bedrohung durch einen Atomwaffenangriff zu schützen. Zu den Sicherheitsvorkehrungen gehören Ausweiskontrollen am Eingang, dem Industriestandard entsprechende Feuerschutzwände, stabile Stahltüren, mit Stahl verstärkte explosionssichere Wände, Videoüberwachung und militärischer Schutz vor elektromagnetischen Impulsen. Der zweite Hosting-Standort ist neu erworben und befindet sich in Luxemburg. Beide Hosting-Standorte bieten eine äußerst hohe Datensicherheit und sind gemäß ISO 27001 zertifiziert.

Der zweite Hosting-Standort, EBRC, ist neu erworben, befindet sich in Luxemburg und ist CSSF sowohl als auch PSF konform.

Externe Sicherheitsexperten führen regelmäßig Penetrationstests bei BoardPacks durch. Sie überprüfen die Infrastruktur, die Internetanwendung sowie die Tablet-Apps. Wenn Sie Einzelheiten zu den Penetrationstests erhalten möchten, kontaktieren Sie uns bitte und jemand wird mit Ihnen einen detaillierteren Überblick durchgehen.

Wenn Ihre Daten an ihrem Speicherort und auf Ihrem Gerät sicher sind, dann müssen Sie auch sichergehen, dass Ihre Daten sicher sind, wenn Sie zwischen dem Server und Ihrem Gerät übertragen werden. Die BoardPacks-Datenübertragung ist mit einem 256-Bit-SSL-Zertifikat verschlüsselt.

Anmeldedaten werden nie auf einer Festplatte gespeichert. Es gibt Mindestanforderungen für die Komplexität von Passwörtern. Kunden haben die Möglichkeit, ihre Komplexitätsvoraussetzungen für das Passwort selbst festzulegen. Für zusätzliche Sicherheit können Sie sich für die Zwei-Faktor-Authentifizierung entscheiden. Das bedeutet, Ihre Anmeldung besteht aus zwei Teilen: Ihrem selbst gewählten Passwort und einem einmalig zufällig erstellten Passwort, das an Ihr Handy oder Smartphone gesendet wird.

Wenn Anmeldedaten nach einem festgelegten Zeitraum nicht authentifiziert werden, werden die Daten automatisch von der Tablet-App gelöscht. Für weitere Tablet-Sicherheit bietet eShare einen Managed Tablet Service an. Dies erleichtert den Beschaffungsprozess des Tablets, während gleichzeitig höchste Tablet-Sicherheit garantiert wird. eShare kümmert sich um den Kauf, die Schulung und die Wartung des Gerätes. Durch den Managed Service verwaltete Tablets können zusätzlich gegen Verlust, Diebstahl oder Schäden versichert werden. Der iPad-Plan des Managed Service kann Mobildaten und erhöhte Sicherheitsmaßnahmen umfassen, einschließlich verpflichtender Passwortsperren, Fernlöschen und Multi-App-Verschlüsselung.

Wenn eine Hardware vernichtet werden muss, wird eShare zunächst mit der neuesten Software zur Datenlöschung alle Daten entfernen. Auf diese Weise werden die Daten endgültig entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Dann wird das Gerät an sich vernichtet.

Nutzer melden sich in ihrem Office-365-Konto an. Von dort aus können sie sich durch die BoardPacks-365-Benutzeroberfläche klicken. Daten werden in den SharePoint-Verzeichnissen gespeichert. Bei Bedarf können die in diesen Verzeichnissen gespeicherten Daten mit BoardPacks 365 angesehen werden. Wenn ein Nutzer Änderungen vornimmt, werden diese Änderungen im SharePoint-Verzeichnis vorgenommen.

Gehen Sie zum Office-365-Store für SharePoint und suchen Sie nach „BoardPacks“ oder kopieren Sie die folgende URL-Adresse in Ihren Internetbrowser: https://store.office.com/de-DE/boardpacks-365-WA104366423.aspx?assetid=WA104366423. Erwerben Sie die App, indem Sie auf „Kaufen“ klicken.

Wenn Sie den Kauf abgeschlossen haben, gehen Sie auf den Bildschirm mit den Seiteninhalten, wo die BoardPacks-365-App installiert wurde. Durch Klicken auf die BoardPacks-App werden Sie auf die BoardPacks-365-Benutzeroberfläche geleitet.