BoardPacks est un logiciel conçu pour déplacer des documents de réunion en ligne, avec également des activités de gouvernance. Abandonner le papier traditionnel pour un logiciel permet d’offrir une meilleure accessibilité tout en renforçant la sécurité.

BoardPacks est accessible sur un navigateur Internet* depuis n’importe quel ordinateur portable, appareil mobile ou PC. L’appli BoardPacks permet d’accéder facilement à vos réunions sur votre tablette. Une appli est proposée pour les terminaux iPad, Windows et Android.

*Pour Internet Explorer, nous vous recommandons d’utiliser IE 10 ou au dessus. En dessous de cela, il y a quelques petites limitations de fonctionnement.

Vous avez le choix entre trois options. Vous pouvez héberger vos données vous-même, sur vos propres serveurs SharePoint. Si vous ne disposez pas des ressources requises, vous pouvez les stocker sur l’un de nos serveurs situés dans nos centres de données sécurisés. Si vous possédez Office 365, vous pouvez également choisir l’appli BoardPacks 365 qui vous permet de stocker vos informations dans un centre de données Microsoft Azure.

Vous avez le choix entre trois packs différents – Core, Core+ et Entreprise – selon vos besoins. Chaque pack bénéficie d’une certaine souplesse pour ajouter des modules et des fonctions adaptés à votre organisation. Nous vous conseillons de contacter notre équipe commerciale sur info@boardpacks.com

Si vous rencontrez des problèmes, vous pouvez à tout moment contacter notre équipe d’assistance. Quelle que soit l’heure, nous vous promettons de vous rappeler dans les meilleurs délais (notre SLA spécifique est de 2 heures mais cela va généralement plus vite). Nous disposons également d’un chat en ligne, ouvert de 08h00 à 17h30 (horaire du Royaume-Uni), disponible auprès de BoardPacks ou sur notre site Internet www.boardpacks.com, et d’une adresse e-mail support@boardpacks.com. Peu importe votre problème, nous nous engageons à le résoudre.

Nous mettons tout en œuvre pour simplifier au maximum l’installation et les premiers pas. La mise en place exacte dépend de la version BoardPacks dont vous avez besoin. Pour l’appli BoardPacks 365 pour les utilisateurs Office 365, il suffit par exemple de la télécharger dans le store et de travailler avec dans votre environnement SharePoint. Si vous utilisez notre solution hébergée, nous vous envoyons un questionnaire pour obtenir toutes les informations requises pour mettre en place votre site, puis nous vous aidons à migrer vos données et nous assurons la formation des administrateurs et des membres du conseil d’administration. BoardPacks On-Site est très simple car il ne nécessite aucune migration de données. Un simple questionnaire suffit pour comprendre votre système et nous vous envoyons un fichier WSP à installer.

Les contrôleurs peuvent affecter des noms d’utilisateur et des mots de passe et définir des autorisations. Lorsqu’un contrôleur crée un nouvel utilisateur, il l’affecte à une commission, ce qui implique automatiquement que cet utilisateur pourra voir les réunions, les actions et les décisions de cette commission. Les contrôleurs de réunion peuvent rédiger des ordres du jour spécifiques de façon à pouvoir identifier les points visibles ou non par chaque participant.

Oui, BoardPacks est accessible à chaque instant et depuis n’importe où. Si vous n’avez pas de connexion Wi-Fi, vous pouvez quand même ouvrir BoardPacks pour consulter vos réunions, vos décisions, etc, depuis n’importe quel navigateur Internet (par ex. Internet Explorer, Safari ou Chrome) ou appli sur tablette, mais vous ne pouvez pas télécharger de nouveaux documents sur votre tablette. Cependant, dès que vous retrouvez une connexion Wi-Fi, les nouveaux documents sont alors automatiquement téléchargés et les nouvelles notes créées sont synchronisées avec le serveur central. Pour s’assurer que vos documents sont à jour, il est recommandé de se connecter chaque fois que possible afin de charger les nouvelles informations.

Tous les changements apportés à l’ordre du jour d’une réunion, aux documents ou à des liens sont immédiatement chargés sur le navigateur Internet ou l’appli sur tablette, sous réserve que l’utilisateur soit en ligne. Il suffit à l’utilisateur d’appuyer sur le bouton de rafraîchissement s’il se trouve déjà dans la réunion sur l’appli. Vous pouvez également mettre à jour le pack PDF en cliquant pour l’actualiser avec les changements, puis renvoyer le pack.

Vous pouvez télécharger gratuitement l’appli pour votre iPad dans l’iTunes App Store, ou bien dans le Windows Store pour votre tablette ou ordinateur Windows. Vous aurez besoin d’une licence pour vous connecter et accéder à vos informations personnelles (voir comment acheter BoardPacks).

Available_on_iTunes_Badge_FR_110x40_1108 WindowsStore_badge_French_fr_Green_small_154x40 Disponible sur Google Play

Non, l’appli et toutes les mises à jour sont gratuites.

Pour protéger la sécurité de vos informations, vous ne pouvez pas importer de données à partir d’autres applications.

Si vous assistez à plusieurs conseils d’administration, et sous réserve que chaque conseil dispose d’une licence BoardPacks, vous verrez alors tous vos conseils, commissions et réunions réunis sur un même écran.

Oui, vos informations et vos données de connexion sont cryptées. Chaque utilisateur peut prendre certaines mesures pour protéger ses informations, comme l’utilisation d’un mot de passe sur l’ordinateur ou la tablette qu’il utilise, et verrouiller le terminal lorsqu’il n’est pas utilisé.

Actuellement, les applis BoardPacks sont disponibles sur les terminaux iPad et Windows 8. Nous étudions régulièrement de nouvelles possibilités. Vous devez donc contacter l’équipe commerciale pour obtenir les dernières infos.

7 langues sont disponibles sur l’appli pour iPad : Français, Anglais, Allemand, Néerlandais, Espagnol, Portugais et Polonais.

6 langues sont disponibles sur l’appli pour Windows 8 : Français, Anglais, Allemand, Néerlandais, Espagnol et Polonais.

5 langues sont disponibles sur le Web : Français, Anglais, Allemand, Néerlandais et Espagnol.

L’application Android est actuellement disponible en Anglais uniquement. Si vous souhaitez la voir dans d’autres langues, n’hésitez pas demandez ici.

Vous pouvez accéder à BoardPacks depuis n’importe quel navigateur Internet*, donc si vous ne souhaitez pas utiliser une tablette, vous pouvez le faire depuis un ordinateur portable. Avec le pack PDF, si un membre du conseil souhaite continuer avec son pack papier, alors il peut choisir cette option.

*Pour Internet Explorer, nous vous recommandons d’utiliser IE 10 ou au dessus. En dessous de cela, il y a quelques petites limitations de fonctionnement.

Vos notes sont stockées localement pour votre usage personnel. Toutefois, si vous voulez les partager, vous pouvez choisir d’envoyer vos documents avec vos annotations aux collègues de votre choix par e-mail.

eShare utilise deux emplacements d’hébergement. Le premier est un ancien bunker nucléaire du Ministère de la Défense au Royaume-Uni, spécialement conçu pour protéger les données et les personnes en cas de menace d’une attaque nucléaire. Les fonctions de sécurité comprennent des contrôles d’identité à l’entrée, des pare-feu standard industriels, des portes en acier solides, des cloisons en acier renforcé anti-explosion, une surveillance vidéo et une protection à impulsion électromagnétique militaire. Le deuxième emplacement est notre nouvel hébergement au Luxembourg. Les deux emplacements bénéficient d’une sécurité renforcée des données et de la certification ISO 27001.

BoardPacks fait régulièrement l’objet de tests d’intrusion par des spécialistes externes en sécurité. Ils contrôlent l’infrastructure, l’application Web et les applis sur tablette. Si vous souhaitez en savoir plus sur les tests d’intrusion, veuillez nous contacter et l’on vous fournira de plus amples détails.

Si vos informations sont en sécurité à l’endroit où elles sont stockées et si elles sont en sécurité lorsqu’elles se trouvent sur votre appareil, vous devez également veiller à leur parfaite sécurité pendant le transfert entre le serveur et votre terminal. Le transfert de données BoardPacks est crypté avec un certificat SSL 256 bits.

Les données de connexion ne sont jamais stockées sur disque. Il existe des exigences minimales quant à la complexité des mots de passe. Les clients ont la possibilité de définir leurs propres exigences de complexité des mots de passe. Pour davantage de sécurité, vous pouvez opter pour une authentification à deux facteurs. En clair, vous disposerez de deux éléments pour vous connecter, le mot de passe que vous aurez choisi et un deuxième mot de passe généré au hasard au moment de la connexion et que vous recevrez sur votre téléphone portable.

Si les identifiants ne sont pas authentifiés après un certain temps, les données sont automatiquement supprimées de l’appli sur tablette. Pour davantage de sécurité sur la tablette, eShare fournit un service de tablette géré. Cela simplifie le système d’approvisionnement de tablette, tout en garantissant un haut niveau de sécurité. eShare s’occupe de l’achat, de la formation et de la maintenance des appareils. De plus, il est possible de faire assurer des tablettes gérées contre la perte, le vol ou les dommages. Le plan iPad géré peut inclure des politiques de sécurité renforcée et de données mobiles, avec des verrouillages de mot de passe obligatoires, des nettoyages à distance et un cryptage pour applis multiples.

Si un matériel doit être supprimé, eShare remplace d’abord toutes les données par la dernière version logicielle d’effacement sécurisé. Cela permet de supprimer définitivement les données. Celles-ci ne sont plus récupérables. Puis l’appareil physique est ensuite détruit.

 

Les utilisateurs se connectent à leur compte Office 365. Puis ils accèdent à l’interface BoardPacks 365. Les données sont stockées dans les répertoires SharePoint. Si besoin, BoardPacks 365 fournit un aperçu des données stockées dans ces répertoires. Lorsqu’un utilisateur effectue des changements, ces derniers s’effectuent dans le répertoire SharePoint.

Allez dans l’Office 365 pour le store SharePoint et recherchez « BoardPacks », ou copiez cette URL dans votre navigateur : https://store.office.com/fr-FR/boardpacks-365-WA104366423.aspx?assetid=WA104366423. Achetez l’appli en cliquant sur « Acheter ».

Une fois l’appli achetée, allez sur l’écran de contenu du site, où l’appli BoardPacks 365 a été déployée. Cliquez sur l’appli BoardPacks pour accéder à l’interface BoardPacks 365.

Vous pouvez configurer Touch ID sur votre iPad en touchant Paramètres > Touch ID & Mot de passe. Cette fonctionnalité est seulement disponible sur iPad Air 2 et iPad Mini 3 (ainsi que sur iPhone 5S, 6 et 6 Plus). Vous devez configurer votre empreinte digitale en touchant le bouton d’accueil, qui est le bouton alvéolé au centre de la partie la plus petite de l’iPad. Vous devez répéter cette action plusieurs fois afin de la configurer. Plus d’informations ici https://support.apple.com/fr-fr/HT201371  Pour l’application BoardPacks, si vous voulez utiliser la reconnaissance digitale au lieu d’entrer votre mot de passe, afin d’accéder à votre site, vous devez d’abord avoir configurer Touch ID. Ensuite, ouvrez l’application BoardPacks et entrez une dernière fois votre mot de passe de la façon habituelle. Puis une fenêtre pop-up va vous demander si dorénavant vous souhaitez utiliser Touch ID, sélectionnez « Oui – Autoriser maintenant ». Quittez l’application, sans vous déconnecter, glissez seulement vers le haut pour voir toutes les applications ouvertes et glissez l’application BoardPacks vers le haut pour la fermer. La prochaine fois que vous toucherez l’application BoardPacks pour l’ouvrir, vous verrez une fenêtre Touch ID apparaître pour BoardPacks, avec une icône d’empreinte digitale. A ce stade, touchez doucement avec votre doigt le bouton d’accueil alvéolé (mais n’appuyez pas dessus). Ou si vous voulez vous connecter de la façon habituelle, en tapant votre mot de passe, sélectionner cette option depuis la fenêtre pop-up.