BoardPacks is software voor het online verplaatsen van vergaderdocumenten met een agenda, samen met andere bestuursactiviteiten. Door traditioneel papierwerk te vervangen voor software verhoogt u de toegankelijkheid en verbetert u tegelijkertijd de beveiliging.


BoardPacks kan gebruikt worden op bijna iedere internetbrowser* op iedere laptop, mobiel apparaat of computer.

U kunt ook een BoardPacks app gebruiken; een eenvoudige en handige manier om uw vergaderingen op een tablet te openen. Er is een app voor de iPad en voor apparaten die draaien op Windows of Android.

*Voor Internet Explorer is de minimale vereiste IE10 of 11. Als u een lagere versie hebt, werkt hij nog wel, maar er kunnen kleine beperkingen gelden aan functionaliteit.

U kunt uit drie opties kiezen. (1) BoardPacks On-Site: U kunt uw gegevens zelf hosten, op uw eigen 2010 of 2013 SharePoint-servers. (2) BoardPacks gehost: Als u de middelen niet hebt, kunt u uw gegevens opslaan en openen op een van onze servers in onze beveiligde datacenters. (3) BoardPacks 365: Als u Office 365 hebt, kunt u ook kiezen voor de BoardPacks 365 app, dan worden uw gegevens opgeslagen in een Microsoft Azure-datacenter.

Er zijn drie pakketten voor onze gehoste oplossing (Core, Core+ en Enterprise), of we hebben BoardPacks On-Site of BoardPacks 365. Bel ons salesteam op +44 845 200 7829 of mail naar info@boardpacks.com voor informatie over welke optie het beste bij u past.

Voor een probleem kunt u altijd met ons ondersteuningsteam bellen. Het maakt niet uit hoe laat het is, als u ons belt, beloven we u dat we u zo snel mogelijk terug bellen (onze specifieke SLA is binnen 2 uur, maar het is meestal sneller). We hebben ook een online chat die tussen 8.00 uur en 17.30 uur (Engelse tijd) bemand is op BoardPacks of onze website boardpacks.com, en een e-mailadres support@boardpacks.com. Hoe klein het probleem ook is, als het voor u een probleem is, dan staan wij klaar om het voor u op te lossen.

Wij maken het installeren zo eenvoudig en soepel mogelijk. De exacte installatie hangt af van de versie van BoardPacks die u nodig hebt. De BoardPacks 365-app voor gebruikers van Office 365 hoeft alleen maar gedownload te worden uit de store om hem te gebruiken in uw SharePoint-omgeving. Diegenen die gebruik maken van onze gehoste oplossing sturen we een vragenlijst om alle informatie te verzamelen die we nodig hebben om uw site op te zetten, en vervolgens helpen we u uw gegevens te migreren en eventueel training te geven aan beheerders of bestuursleden die dat nodig hebben. BoardPacks On-Site is eenvoudig omdat er geen gegevens gemigreerd hoeven te worden, dus na een korte vragenlijst om inzicht te krijgen in ons systeem, sturen we u een WSP-bestand om te installeren.

Met On-Site en BoardPacks 365 regelt u zelf wat uw gebruikers zien. Voor onze gehoste oplossing kunt u controllers instellen die gebruikersnamen kunnen toewijzen, bevoegdheden instellen en aanmeldgegevens toekennen. Als een controller een nieuwe gebruiker creëert, wijst hij hem toe aan een groep, wat betekent dat hij de vergaderingen, acties en beslissingen kan zien voor een specifieke commissie. Controllers van vergaderingen kunnen specifieke agenda-items en gekoppelde documenten bijwerken, zodat ze kunnen regelen welke items iedere deelnemer aan de vergadering kan zien.

Ja, kunt u de BoardPacks-app altijd en overal gebruiken. Als u geen WiFi hebt, kunt u de BoardPacks-app nog steeds gebruiken om uw vergaderingen, beslissingen, enz. te openen. Zodra u WiFi hebt, worden alle aantekeningen die u gemaakt hebt automatisch gesynchroniseerd met de server en opgeslagen.  Door op Vernieuwen te klikken worden alle nieuwe documenten die aan de vergadering toegevoegd zijn, in de app gedownload. Om te zorgen dat uw documenten up-to-date zijn, wordt aangeraden zo vaak mogelijk online te gaan en uw vergaderingen te vernieuwen, zodat nieuwe informatie bijgewerkt kan worden.

Alle wijzigingen die aan de vergaderagenda, documenten of koppelingen gedaan worden, worden direct bijgewerkt in de internetbrowser en tablet-apps, op voorwaarde dat gebruikers online zijn. De gebruiker hoeft alleen maar op de knop voor vernieuwen te drukken als hij al in de vergadering in de app is. Controllers kunnen ook het PDF-pakket bijwerken door te klikken om de wijzigingen bij te werken en weer te verzenden.

U kunt de apps voor tablets gratis downloaden.

Voor uw iPad in de iTunes App Store

Voor uw Windows Tablet, laptop of computer in de Windows Store.

Voor uw Android tablet in de Google Play Store.

U hebt een licentie nodig om aan te melden en uw eigen informatie te openen (zie Hoe kan ik BoardPacks kopen).

Nee. Als de gebruiker een licentie heeft, zijn alle updates gratis. Als er een nieuwe versie beschikbaar is, ontvangt u een melding.

Om de veiligheid van uw informatie te garanderen, kunt u geen gegevens importeren van andere applicaties.

Als u op meerdere forums actief bent, ziet u, op voorwaarde dat iedereen een BoardPacks-licentie heeft, alle forums, commissies en vergaderingen in één scherm.

Ja, zowel de aanmeldgegevens als uw informatie wordt gecodeerd (AES-256-bit SSL). Er zijn maatregelen die individuen kunnen nemen om hun informatie te beveiligen, zoals een wachtwoord op de computer of het tablet, en deze vergrendeld houden wanneer hij niet in gebruik is.

Op dit moment is de BoardPacks app beschikbaar voor tablets met Android, iPad en Windows. We bekijken op dit moment andere mogelijkheden, dus vraag het salesteam naar de nieuwste plannen.

Er zijn zeven talen beschikbaar in de iPad app: Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans, Portugees en Pools.

Er zijn zes talen beschikbaar in de Windows app: Engels, Frans, Duits, Nederlands, Spaans en Pools.

Er zijn vijf talen beschikbaar in de internetweergave: Engels, Frans, Duits, Nederlands en Spaans.

De Android app is op dit moment alleen beschikbaar in het Engels. Als u hem in een andere taal wilt, neem dan contact met ons op.

U kunt BoardPacks op iedere internetbrowser* openen, dus als u geen tablet wilt gebruiken, kunt u een laptop gebruiken tijdens de meeting. Door het PDF-pakket kan een bestuurslid ook een papieren pakket blijven gebruiken mocht hij dat willen.

*Voor Internet Explorer raden we IE10 of hoger aan. Als u een eerdere versie hebt, gelden er een aantal kleine beperkingen aan de functionaliteit.

Uw aantekeningen worden lokaal en op de server opgeslagen voor persoonlijk gebruik. Als u ze echter wilt delen, kunt u documenten met uw aantekeningen naar uw collega’s verzenden via e-mail.

eShare beschikt over twee hosting-locaties, de eerste is een nucleaire bunker in het Verenigd Koninkrijk die vroeger van het Ministerie van Defensie was, en die speciaal gebouwd is voor het beveiligen van informatie en mensen tijdens een nucleaire aanval. Onder de beveiligingskenmerken vallen ID-controles bij binnenkomst, industriële standaard firewalls, stalen deuren, met staal verstevigde pantsermuren, CCTV en militaire elektromagnetische pulsbeveiliging. De tweede locatie is het nieuwe hosting-pand in Luxemburg, dat voldoet aan de PSF- en CSSF-regels. Beide hosting-locaties beschikken over uitgebreide gegevensbescherming en een ISO 27001-certificaat.

BoardPacks is regelmatig op penetratie getest door externe beveiligingsspecialisten. Ze controleren de infrastructuur, de internetapplicatie en de tablet-apps. Als u meer informatie wilt over de penetratietesten, dan kunt u contact opnemen, dan bespreken we een gedetailleerd overzicht met u.

Als uw informatie veilig is op de locatie waar hij wordt opgeslagen, en veilig is als hij op uw apparaat staat, moet u er ook voor zorgen dat hij veilig is als hij wordt verzonden tussen de server en uw apparaat. De gegevensoverdracht van BoardPacks is gecodeerd met een 256-bit SSL-certificaat.

Aanmeldgegevens worden nooit op schijf opgeslagen. Er gelden minimumeisen voor de complexiteit van wachtwoorden. Klanten hebben de mogelijkheid hun eigen complexiteitsvereisten aan wachtwoorden te stellen. Voor extra beveiliging kunt u kiezen voor een two-factor-verificatie. Dit betekent dat uw aanmelding uit twee delen bestaat, uw eigen gekozen wachtwoord en een eenmalig gegenereerd wachtwoord, dat u op uw mobiele telefoon of smartphone ontvangt.

Als gegevens niet binnen een bepaalde tijd geverifieerd worden, vervalt de ontgrendelingssleutel (die nodig is om de documenten weer te geven) en wordt toegang tot de app geweigerd. Voor extra beveiliging biedt eShare een beheerde tablet-dienst. Zo wordt het aankopen van een tablet vereenvoudigd, en zorgt u toch voor het hoogste beveiligingsniveau. eShare neemt het aankopen, trainen en apparaatonderhoud voor zijn rekening. Daarnaast kunnen beheerde tablets verzekerd worden tegen verlies, diefstal of schade.

In het beheerde tablet-plan kunnen ook mobiele gegevens en aangescherpte beveiligingsregels opgenomen worden, waaronder verplichte toegangscodes, extern wissen en codering van meerdere apps, afhankelijk van de optie die u kiest. Vraag aan een lid van het salesteam of de beheerde tabletdienst beschikbaar is in uw regio.

Als er hardware vernietigd moet worden, verwijdert eShare eerst alle gegevens met behulp van de nieuwste beveiligde verwijderingssoftware. Op deze manier worden gegevens permanent verwijderd en zijn ze niet meer te herstellen. Vervolgens wordt het apparaat vernietigd.

Gebruikers melden zich aan bij hun Office 365-account. Van daaruit kunnen ze doorklikken naar het interface van BoardPacks 365. Gegevens worden opgeslagen in de SharePoint directories. Als het nodig is, biedt BoardPacks 365 een overzicht van de gegevens die in deze directories zijn opgeslagen. Als een gebruiker wijzigingen aanbrengt, worden deze aangebracht in de SharePoint directory.

Ga naar de Office 365 for SharePoint Store en zoek naar ‘BoardPacks’, of kopieer deze url in uw browser: https://store.office.com/nl-NL/boardpacks-365-WA104366423.aspx?assetid=WA104366423. Koop de app door op ‘kopen’ te klikken.

Als u hem gekocht hebt, komt u op een scherm met de inhoud van de site, waar de BoardPacks 365-app geïnstalleerd is. Door op de BoardPacks 365-app te klikken, komt u in het aangepaste interface van BoardPacks 365.

U kunt Touch ID op uw iPad instellen door te tikken op Instellingen > Touch ID & Toegangscode. Deze functie is alleen beschikbaar op de iPad Air 2 of iPad Mini 3 (ook iPhone 5S, 6 en 6 Plus). U moet uw vingerafdruk instellen door op de knop Start te drukken, de knop in het midden van de kortste zijde van de iPad. U moet dit meerdere keren doen om hem in te stellen. Meer informatie vindt u hier http://support.apple.com/en-gb/HT5883 Als u wilt dat de BoardPacks-app Touch ID wachtwoordherkenning gebruikt om uw site te openen in plaats van een wachtwoord, moet u eerst Touch ID instellen. Open vervolgens de BoardPacks-app. Voer voor de laatste keer op de normale wijze uw wachtwoord in. Er verschijnt dan een pop-upvenster met de vraag of u vanaf nu Touch ID wilt gebruiken. Selecteer ‘Ja – nu instellen’.   Sluit de app. Meld u niet alleen af maar veeg naar boven om alle openstaande apps weer te geven en veeg de BoardPacks-app naar boven om hem te sluiten. De volgende keer dat u op de BoardPacks-app tikt om hem te openen, ziet u een pop-upvenster voor Touch ID voor BoardPacks met een pictogram van een vingerafdruk. Duw nu uw vinger zacht op de Startknop (druk niet op de knop). Als u normaal wilt aanmelden, kunt u die optie in het pop-upvenster kiezen.

Ik heb een andere vraag